Regulamin

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego Smart Extranet (dalej „Serwis") oraz prawa i obowiązki Usługodawcy i Użytkowników.

2. Usługodawcą i podmiotem prowadzącym Serwis jest:

   FUNDACJA STERNIK-WARSZAWA ZACHÓD z siedzibą przy ul. Staszica 1, 05-800 Pruszków, Polska wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000396442, NIP 5342483079, REGON 145877890

   (dalej „Fundacja" lub „Usługodawca").

3. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

4. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację Regulaminu oraz Polityki prywatności.

5. Kontakt z Usługodawcą: e-mail fundacja.warszawa-zachod@sternikpruszkow.edu.pl, telefon +48 509 000 082, adres korespondencyjny: ul. Staszica 1, 05-800 Pruszków, Polska.

§ 2. Definicje

§ 3. Rodzaj i zakres usług

1. Serwis udostępnia, w postaci elektronicznej, rodzinocentryczny wgląd w dane edukacyjne: oceny i świadectwa, sygnały (pochwały/uwagi), punkty za zachowanie, nadchodzące sprawdziany i zadania domowe, frekwencję, plan lekcji, wiadomości i ogłoszenia ze szkoły, materiały do pobrania, wydarzenia szkolne (galerie), jadłospis, wyniki egzaminów próbnych, skład klasy i kadrę uczącą, panel dziecka (zgody, informacje zdrowotne, osoby upoważnione do odbioru, zapisy na zajęcia), rozliczenia finansowe rodziny, kod dostępu do szkoły (karta) oraz — dla opiekuna będącego ROK-iem — katalog kontaktów rodziców jego klasy („ROK Box"). Zakres widoczności zależy od typu konta (§ 5) i od tego, czy dana funkcja jest prowadzona w Extranecie źródłowym dla danej placówki.
2. Serwis udostępnia wydruki i pliki do pobrania: listę zadań w PDF, świadectwo dziecka w PDF, plan nauki w PDF oraz — dla zadania będącego wydarzeniem z datą — plik kalendarza (.ics), aby dodać wydarzenie do kalendarza w swoim urządzeniu. Serwis udostępnia też aktywną listę zadań do wykonania („Do zrobienia") — zadania wynikające m.in. z treści wiadomości i ogłoszeń. Ewentualne wysyłanie powiadomień poza aplikację (e-mail/push) jest funkcją planowaną.
3. Serwis udostępnia funkcje AI wspierające organizację nauki: podsumowania, plan nauki, listę zadań wyłuskanych z wiadomości i ogłoszeń oraz asystenta konwersacyjnego, w zakresie i z ograniczeniami opisanymi w § 6.
4. Tryb tylko do odczytu wobec Extranetu źródłowego. Serwis wyświetla dane pochodzące z Extranetu źródłowego i nie zapisuje ani nie modyfikuje danych w Extranecie źródłowym. Czynności zmieniające dane szkolne (m.in. usprawiedliwienia, zapisy na zajęcia, zmiana zgód, danych zdrowotnych i osób upoważnionych do odbioru, zmiana ustawień powiadomień, zapis dziecka na obiady) Użytkownik wykonuje w Extranecie źródłowym albo w innej wskazanej przez szkołę aplikacji.
5. Dane zapisywane przez Serwis. We własnej bazie danych Serwis zapisuje wyłącznie dane niezbędne do swojego działania — m.in. sesje, podsumowania i inne wyniki AI, kopię wiadomości i ogłoszeń wraz ze stanem „przeczytane" prowadzonym po stronie Serwisu, zadania „Do zrobienia" i ich status, rozmowy z asystentem i zapisane plany nauki, ustawienia profilu (wyświetlane imię, kolor dziecka, przypomnienia o obiadach), cele egzaminów próbnych, informację o odebraniu świadectwa oraz zgłoszenia uwag. Oznaczenie wiadomości jako przeczytanej w Serwisie nie jest przenoszone do Extranetu źródłowego — tam pozostaje ono niezależne.
6. Usługa świadczona jest nieodpłatnie dla Użytkowników będących rodzicami/opiekunami i uczniami szkół objętych systemem.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywne konto w Extranecie źródłowym.
2. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał poprawnie na urządzeniach stacjonarnych i mobilnych, nie gwarantuje jednak poprawnego działania w każdej konfiguracji sprzętowo-programowej.

§ 5. Konta, logowanie i zakres dostępu

1. Logowanie odbywa się przy użyciu poświadczeń z Extranetu źródłowego. Serwis nie zakłada nowych kont ani nie przechowuje haseł w postaci jawnej; weryfikacja hasła następuje wyłącznie do odczytu.
2. Logowanie przez konto Google jest opcjonalne i dostępne tylko wtedy, gdy Usługodawca udostępni tę metodę. Polega ono na powiązaniu konta Google z istniejącym kontem w Extranecie źródłowym; Użytkownik może w każdej chwili odłączyć konto Google i nadal logować się poświadczeniami Extranetu. Zasady przetwarzania danych przy tej metodzie opisuje Polityka prywatności.
3. Serwis umożliwia utrzymanie w jednej przeglądarce kilku równoległych sesji (np. konta opiekuna i kont jego dzieci) oraz przełączanie się między nimi. Każde konto zachowuje własny, odrębny zakres dostępu do danych.
4. W Serwisie funkcjonują dwa typy kont (principali):
   • Opiekun — dostęp do danych wszystkich powiązanych z nim dzieci (widok całej rodziny);
   • Uczeń — dostęp wyłącznie do własnych danych, w ograniczonym zakresie (bez finansów, bez danych zdrowotnych i bez wrażliwych danych osobowych, takich jak adresy, PESEL czy osoby upoważnione do odbioru).
5. Zakres widoczności danych Użytkownik widzi tylko w odniesieniu do siebie i swoich dzieci; dostęp do danych jest egzekwowany po stronie serwera (m.in. zasady RLS), niezależnie od działań Użytkownika. Katalog kontaktów rodziców klasy („ROK Box") widzi wyłącznie opiekun będący ROK-iem danej klasy i tylko dla klas, którymi się opiekuje.
6. Użytkownik zobowiązany jest chronić swoje dane logowania i nie udostępniać konta osobom trzecim.
7. Zmiany danych logowania, odzyskiwanie hasła oraz zakładanie/usuwanie kont realizowane są po stronie Extranetu źródłowego, zgodnie z zasadami szkoły.

§ 6. Funkcje AI — zasady i ograniczenia

1. Treści generowane przez AI (podsumowania, plany, odpowiedzi asystenta) są każdorazowo oznaczane jako wygenerowane przez sztuczną inteligencję i mogą zawierać błędy. Nie stanowią one oficjalnej informacji szkoły; źródłem prawdy pozostają dane w Extranecie źródłowym.
2. AI nie udziela porad medycznych, prawnych ani finansowych. W sytuacjach wrażliwych asystent kieruje Użytkownika do zaufanej osoby dorosłej lub odpowiednich służb.
3. Anonimizacja danych. Przed każdym wywołaniem modelu AI dane identyfikujące dziecko i rodzinę (imiona, nazwiska, PESEL, adresy) są zastępowane aliasami; powiązanie aliasów z danymi rzeczywistymi pozostaje wyłącznie po stronie Serwisu i nie jest przekazywane do modelu.
4. Dane zdrowotne (szczególnej kategorii) — alergie, orzeczenia, notatki i informacje o stanie zdrowia — nie są przetwarzane przez AI i nie są przekazywane do modelu. Są wyświetlane bez udziału AI.
5. Dane wyłączone z przetwarzania przez AI. Do modelu nie trafiają również: dane finansowe rodziny, kod dostępu do szkoły (karta), dane kontaktowe innych rodziców z katalogu „ROK Box", dane osób upoważnionych do odbioru dziecka, zgody dotyczące opieki zdrowotnej i wsparcia specjalistycznego, status deklaracji religia/etyka, treść świadectw, zdjęcia oraz treść plików z „Materiałów do pobrania". Wyłączenie deklaracji religia/etyka nie obejmuje ocen z religii — są one zwykłymi ocenami i pozostają dostępne dla funkcji AI. Szczegółowy zakres opisuje Polityka prywatności.
6. Treść wiadomości i ogłoszeń ze szkoły jest — po anonimizacji — przekazywana do modelu w celu wyłuskania zadań do wykonania i krótkiego streszczenia tematu. Zgłoszenia uwag o działaniu Serwisu obsługuje wstępnie agent AI (również na danych zanonimizowanych); samo zgłoszenie zapisywane jest niezależnie od działania AI.
7. Asystent konwersacyjny działa w odrębnych profilach dla opiekuna i ucznia (różny ton i zakres danych); profil ucznia nie ma dostępu do danych rodzeństwa ani innych uczniów. Asystent może też korzystać z przygotowanej przez Usługodawcę bazy wiedzy o szkole (informacje organizacyjne, bez danych osobowych rodzin). Historię rozmów z asystentem oraz zapisane plany nauki Serwis przechowuje przez czas wskazany w Polityce prywatności; Użytkownik może usunąć rozmowę wcześniej.
8. Korzystanie z funkcji AI objęte jest miesięcznym limitem (kontrola kosztów). Po jego wyczerpaniu funkcje AI mogą zostać czasowo wyłączone do końca okresu rozliczeniowego, o czym informuje komunikat w Serwisie. Pozostałe funkcje Serwisu pozostają dostępne.

§ 7. Informacja o systemie AI (rozporządzenie (UE) 2024/1689 — AI Act)

1. Kto odpowiada za system. Usługodawca jest dostawcą systemu AI w rozumieniu AI Act — buduje Serwis i oddaje go do użytku pod własną nazwą. Modele językowe, na których opierają się funkcje AI, dostarcza Anthropic PBC (rodzina modeli Claude); Anthropic jest dostawcą modelu ogólnego przeznaczenia i przetwarza dane wyłącznie na polecenie Usługodawcy, w trybie bez trenowania modeli i bez zatrzymywania danych (szczegóły w Polityce prywatności pkt 5).

2. Zamierzone przeznaczenie. Funkcje AI mają wspierać organizację nauki i obiegu informacji w rodzinie: streszczać dzień, wyłuskiwać z wiadomości i ogłoszeń zadania do wykonania, układać propozycję harmonogramu nauki, odpowiadać na pytania o dane własnej rodziny oraz wstępnie porządkować zgłoszenia o działaniu aplikacji. Serwis jest przeznaczony dla opiekunów i uczniów szkół objętych systemem — i wyłącznie do tego zastosowania.

3. Znane ograniczenia. Użytkownik powinien mieć na uwadze, że:

   • treści AI mogą być błędne lub niepełne; źródłem prawdy pozostaje Extranet źródłowy, a każdą treść AI należy zweryfikować przed podjęciem działania;
   • model nie widzi wszystkiego — pracuje na danych zanonimizowanych i bez kategorii wyłączonych w § 6 ust. 4–5 (m.in. zdrowie, finanse, deklaracja religia/etyka), więc odpowiedzi w tych obszarach będą niepełne albo odmowne;
   • wyłuskane zadania i streszczenia to interpretacja treści pisanej przez człowieka — mogą pominąć zadanie albo utworzyć zbędne;
   • plan nauki jest propozycją organizacyjną, a nie zaleceniem dydaktycznym;
   • funkcje AI mogą być czasowo niedostępne (§ 6 ust. 8, przerwy techniczne).

4. Klasyfikacja systemu. Usługodawca ustalił, że Serwis nie jest systemem AI wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act, ponieważ:

   • nie ocenia efektów uczenia się — oceny, oceny przewidywane, punkty za zachowanie i wpisy o frekwencji wystawiają nauczyciele w Extranecie źródłowym; Serwis je wyłącznie prezentuje i streszcza, a AI ich nie wystawia, nie zmienia ani nie przelicza;
   • nie decyduje o dostępie do edukacji — nie uczestniczy w rekrutacji, przyjęciach ani przypisywaniu uczniów do poziomów czy ścieżek kształcenia;
   • nie monitoruje uczniów w trakcie egzaminów ani sprawdzianów;
   • nie profiluje — nie tworzy ocen ryzyka, prognoz wyników ani segmentacji uczniów, a harmonogram planu nauki wylicza deterministyczny algorytm Serwisu, nie model językowy;
   • nie rozpoznaje emocji — Serwis nie wnioskuje o stanie emocjonalnym Użytkownika i nie powstaną w nim funkcje tego rodzaju.

5. Zgłaszanie błędów AI. Błędną treść wygenerowaną przez AI można zgłosić tą samą drogą co pozostałe uwagi o działaniu Serwisu (§ 10) — wbudowanym narzędziem zgłaszania uwag, e-mailem, telefonicznie lub pisemnie. Usługodawca nie prowadzi odrębnego kanału dla zgłoszeń dotyczących AI.

§ 8. Zasady korzystania (obowiązki Użytkownika)

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Zakazane jest w szczególności:
   • podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu do danych innych Użytkowników, dzieci lub rodzin;
   • obchodzenie lub naruszanie zabezpieczeń, ograniczeń zakresu konta i mechanizmów kontroli dostępu;
   • zautomatyzowane masowe pobieranie danych (scraping), działania przeciążające Serwis, testy bezpieczeństwa bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy;
   • udostępnianie osobom nieuprawnionym danych innych osób uzyskanych z Serwisu;
   • dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.
3. Dane kontaktowe innych rodziców (ROK Box). Opiekun będący ROK-iem, któremu Serwis udostępnia dane kontaktowe rodziców jego klasy, może wykorzystywać je wyłącznie do kontaktu w sprawach klasowych. Zakazane jest w szczególności ich kopiowanie do celów niezwiązanych z tą rolą, przekazywanie osobom nieuprawnionym oraz wykorzystywanie ich do przesyłania informacji handlowych.
4. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za działania podejmowane na swoim koncie.

§ 9. Dostępność, przerwy i zmiany danych źródłowych

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis był dostępny w sposób ciągły, zastrzega jednak możliwość przerw technicznych (konserwacja, awarie, prace u dostawców infrastruktury).
2. Dane prezentowane w Serwisie pochodzą z Extranetu źródłowego; ich poprawność, kompletność i aktualność zależą od danych wprowadzonych w tym systemie przez szkołę. Część informacji może być prezentowana z niewielkim opóźnieniem wynikającym z buforowania.
3. Błędy w danych merytorycznych (oceny, frekwencja itp.) korygowane są przez szkołę w Extranecie źródłowym; Serwis nie umożliwia ich edycji.

§ 10. Reklamacje i zgłaszanie uwag

1. Uwagi dotyczące działania Serwisu można zgłaszać za pomocą wbudowanego narzędzia zgłaszania uwag, na adres e-mail fundacja.warszawa-zachod@sternikpruszkow.edu.pl, telefonicznie pod numerem +48 509 000 082 lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy wskazany w § 1 ust. 2.
2. Reklamacja powinna zawierać opis problemu oraz dane umożliwiające kontakt. Usługodawca rozpatruje reklamacje bez zbędnej zwłoki i informuje o sposobie ich załatwienia w rozsądnym terminie.
3. Reklamacje dotyczące danych merytorycznych (treści ocen, wpisów, frekwencji) kierowane są do szkoły jako podmiotu wprowadzającego te dane.

§ 11. Własność intelektualna

1. Serwis, jego oprogramowanie, układ, grafika i elementy niebędące danymi Użytkowników podlegają ochronie prawnej i przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom.
2. Korzystanie z Serwisu nie przenosi na Użytkownika żadnych praw własności intelektualnej; Użytkownik uzyskuje jedynie prawo do korzystania z Serwisu zgodnie z Regulaminem.

§ 12. Odpowiedzialność

1. Usługodawca świadczy usługę z należytą starannością, w modelu „tryb tylko do odczytu" opartym o dane Extranetu źródłowego.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie treści wygenerowanych przez AI bez weryfikacji w danych źródłowych, ani za niepoprawność danych wynikającą z ich błędnego wprowadzenia w Extranecie źródłowym.
3. Powyższe nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności Usługodawcy w zakresie, w jakim nie może być ona wyłączona lub ograniczona zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności wobec konsumentów.

§ 13. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym informacje wymagane art. 13 RODO, opisuje Polityka prywatności, stanowiąca integralne uzupełnienie Regulaminu.

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zakresu lub sposobu świadczenia usług, względy bezpieczeństwa).
2. O zmianach Użytkownicy są informowani poprzez Serwis. Zmieniony Regulamin obowiązuje od dnia wskazanego przy publikacji, nie wcześniej jednak niż po jego udostępnieniu.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisy o ochronie danych osobowych (RODO).
2. Ewentualne spory strony będą starały się rozwiązać polubownie; konsumentowi przysługują również pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń.