§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego Smart Extranet, dostępnego pod adresem https://pruszkow.extranet.edu.pl (dalej „Serwis"), oraz prawa i obowiązki Usługodawcy i Użytkowników.

2. Usługodawcą i podmiotem prowadzącym Serwis jest:

   FUNDACJA STERNIK-WARSZAWA ZACHÓD z siedzibą przy ul. Staszica 1, 05-800 Pruszków, Polska wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000396442, NIP 5342483079, REGON 145877890

   (dalej „Fundacja" lub „Usługodawca").

3. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

4. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację Regulaminu oraz Polityki prywatności.

5. Kontakt z Usługodawcą: e-mail fundacja.warszawa-zachod@sternikpruszkow.edu.pl, telefon +48 509 000 082, adres korespondencyjny: ul. Staszica 1, 05-800 Pruszków, Polska.

§ 2. Definicje

§ 3. Rodzaj i zakres usług

1. Serwis udostępnia, w postaci elektronicznej, rodzinocentryczny wgląd w dane edukacyjne: oceny i świadectwa, sygnały (pochwały/uwagi), punkty za zachowanie, nadchodzące sprawdziany i zadania domowe, frekwencję wraz z usprawiedliwieniami nieobecności — do wglądu, a nieobecność przeszłą albo przyszłą Opiekun może też złożyć wprost w Serwisie, a od chwili włączenia tej funkcji także dołączyć do zgłoszenia pliki (ust. 4 i 4a), plan lekcji, wiadomości i ogłoszenia ze szkoły, materiały do pobrania, wydarzenia szkolne (galerie), jadłospis, wyniki egzaminów próbnych, skład klasy i kadrę uczącą, panel dziecka (dane podstawowe dziecka wraz z adresem zamieszkania, deklaracje opiekuna, informacje zdrowotne, osoby upoważnione do odbioru, zapisy na zajęcia), spotkania z tutorem (tutor dziecka, jego wolne terminy, umówienie i odwołanie spotkania, historia spotkań wraz z ustaleniami tutora, ścieżki tutoringu i strona szkoły o tutoringu), rozliczenia finansowe rodziny, kod dostępu do szkoły (karta) oraz — dla opiekuna będącego ROK-iem — katalog kontaktów rodziców jego klasy („ROK Box"). Zakres widoczności zależy od typu konta (§ 5), od tego, czy dana funkcja jest prowadzona w Extranecie źródłowym dla danej placówki, a przy spotkaniach z tutorem od tego, czy tutoring placówki dziecka został przeniesiony do Serwisu (ust. 5a).

2. Serwis udostępnia wydruki i pliki do pobrania: plan nauki w PDF (nadchodzące sprawdziany i zadania — bez udziału AI), świadectwo dziecka w PDF, harmonogram nauki w PDF (sesje nauki ułożone przez AI, § 6) oraz — dla zadania będącego wydarzeniem z datą — plik kalendarza (.ics), aby dodać wydarzenie do kalendarza w swoim urządzeniu. Serwis udostępnia też aktywną listę zadań do wykonania („Do zrobienia") — zadania wynikające m.in. z treści wiadomości, ogłoszeń oraz opisów zajęć w zapisach, na które dziecko jest zapisane.

   Wiadomość e-mail do nauczyciela. Gdy Użytkownik wyśle z Serwisu wiadomość do nauczyciela, Serwis zleca wysłanie do adresata e-maila zawierającego temat i treść tej wiadomości oraz podpis nadawcy — kolejką pocztową Extranetu źródłowego, czyli tą samą infrastrukturą i z tego samego adresu nadawcy co dotychczas. Jako adres do odpowiedzi (reply-to) wskazywany jest adres e-mail nadawcy zapisany w Extranecie źródłowym — opiekuna albo ucznia, zależnie od tego, kto pisze. Serwis nie prowadzi własnej wysyłki poczty ani powiadomień push; jeżeli powiadomienia nie uda się zlecić, Serwis informuje o tym wprost przy wysłanej wiadomości (sama wiadomość pozostaje zapisana). Gdy Użytkownik dołącza do wiadomości pliki (ust. 4a), e-mail zawiera same pliki i wychodzi, gdy dotrą do Extranetu źródłowego (szczegóły w ust. 4a).

   Wiadomość e-mail od nauczyciela. Gdy Nauczyciel wyśle z Serwisu wiadomość do rodziny ucznia (§ 5 ust. 4), Serwis zleca tą samą kolejką pocztową Extranetu źródłowego e-mail z tematem i treścią wiadomości oraz imieniem i nazwiskiem Nauczyciela i ucznia — osobno do każdego adresata (do każdego opiekuna ucznia albo do jednego z nich, a przy wiadomości do ucznia do ucznia), tak jak Extranet źródłowy, a więc także niezależnie od ustawienia powiadomień e-mail opiekuna. Jako adres do odpowiedzi wskazywany jest adres e-mail Nauczyciela zapisany w Extranecie źródłowym. Pliki dołączone przez Nauczyciela (ust. 4a) e-mail zawiera, tak jak e-mail z Extranetu źródłowego (szczegóły w ust. 4a).

   E-maile o spotkaniach z tutorem. Gdy spotkanie z tutorem zostanie w Serwisie umówione, odwołane albo uzupełnione przez tutora, Serwis zleca e-maile, które w tej sytuacji wysłałby Extranet źródłowy — według szablonów szkoły i tą samą kolejką pocztową Extranetu źródłowego: tutorowi, opiekunom dziecka (każdemu, bo to wiadomość o konkretnym spotkaniu, a nie ogłoszenie — tak samo robi Extranet źródłowy) albo uczniowi. O odwołaniu spotkania Serwis zawiadamia tutora własną wiadomością, bo Extranet źródłowy takiej funkcji nie miał. W placówkach, których tutoring prowadzi Serwis (ust. 5a), Serwis wysyła tą samą drogą i według szablonów szkoły także to, co dotąd wysyłał Extranet źródłowy: przypomnienia o spotkaniach (tutorowi i każdemu opiekunowi ucznia) oraz prośby do nauczycieli o opinię przed spotkaniem. Koordynatorzy tutoringu (§ 5 ust. 5b) dostają tą samą drogą e-mail, gdy Serwis wykryje niezgodność między sobą a Extranetem źródłowym w przeniesieniu tutoringu; taki e-mail nie zawiera danych uczniów ani rodzin.

3. Serwis udostępnia funkcje AI wspierające organizację nauki: podsumowania, harmonogram nauki, listę zadań wyłuskanych z wiadomości, ogłoszeń i opisów zajęć w zapisach oraz asystenta konwersacyjnego, a Nauczycielowi przygotowanie propozycji sygnału albo punktów z zachowania z podyktowanego tekstu (§ 5 ust. 4), w zakresie i z ograniczeniami opisanymi w § 6.

4. Zapis do Extranetu źródłowego — zamknięty zakres. Serwis wyświetla dane pochodzące z Extranetu źródłowego, a ponadto zapisuje w nim czynności wykonane przez Użytkownika, w zamkniętym zakresie: wiadomość do nauczyciela, wraz z dołączonymi do niej plikami (ust. 4a); wiadomość Nauczyciela do rodziny ucznia (do wszystkich opiekunów ucznia, do jednego z nich albo do samego ucznia, gdy ma adres e-mail, a szkoła włączyła uczniom wiadomości, lub gdy napisał do Nauczyciela), wraz z dołączonymi do niej plikami (ust. 4a); odpowiedź na sygnał (pochwałę/uwagę) wraz z jej poprawieniem, dopóki nauczyciel jej nie przeczytał; reakcja emotką na sygnał albo na cudzy komentarz w wątku pod nim (jedna od opiekuna na sygnał albo komentarz, którą można zmienić, ale nie usunąć, tak jak w Extranecie źródłowym); oznaczenie wiadomości (także odebranych przez Nauczyciela) i sygnałów jako odczytanych; zapis dziecka na zajęcia dodatkowe i wypisanie go z nich; deklaracje opiekuna (osoby upoważnione do odbioru dziecka, samodzielny powrót do domu, zajęcia z logopedą, pola opisowe o dziecku, w tym pole „Ważne informacje zdrowotne"); zgody posiłkowe wraz z deklaracją dietetyczną (dieta i alergie podane przez opiekuna); drugie imię i adres zamieszkania dziecka; ustawienie powiadomień e-mail opiekuna; odwołanie obiadu w przedszkolu; odnotowanie odbioru świadectwa; usprawiedliwienie nieobecności dziecka albo zgłoszenie jej przyszłego terminu, wraz z powodem i wyborem objętych dni albo pojedynczych lekcji oraz z dołączonymi do zgłoszenia plikami (ust. 4a); obecność uczniów na lekcji, wpisana przez Nauczyciela prowadzącego tę lekcję w danym dniu (obecny, nieobecny, spóźniony albo nieobecny z powodu aktywności szkolnej, czyli nieobecność usprawiedliwiona udziałem w zajęciach lub wydarzeniu szkoły), wraz z oznaczeniem lekcji jako lekcji ze sprawdzoną obecnością i, gdy lekcja nie ma jeszcze przypisanego nauczyciela, z przypisaniem jej temu Nauczycielowi, oraz z wpisem w historii zmian lekcji, takim jak ten, który dodaje Extranet źródłowy (kto i kiedy zmienił stan lekcji); sygnał albo punkty z zachowania od Nauczyciela: sygnał uczniowi szkoły podstawowej albo punkty z zachowania uczniowi liceum, dodane przez Nauczyciela uczniowi z jego zakresu (§ 5 ust. 4), bez poprawiania i usuwania w tej wersji; odpowiedź na pracę domową zadaną przez nauczyciela „na ocenę" z odpowiedzią „przez internet": nowa odpowiedź Opiekuna za jego dziecko albo Ucznia za siebie, poprawienie jej tekstu, dołączenie do niej plików i usunięcie z niej pliku, wyłącznie do początku lekcji, na którą praca jest zadana (ust. 4b); wiersz ustawień zamykający w Extranecie źródłowym tutoring placówki, dodawany, gdy Koordynator tutoringu przenosi tutoring tej placówki do Serwisu, i usuwany, gdy cofa to przeniesienie albo gdy przeniesienie się nie powiedzie (wiersz konfiguracji: nazwa ustawienia, adres Serwisu z datą początku roku szkolnego i numer placówki, bez danych osobowych; ust. 5a). Samych zapisów tutoringu ten zakres nie obejmuje: umówienie i odwołanie spotkania z tutorem, wpisy tutora i opinie nauczycieli Serwis zapisuje we własnej bazie danych, a nie w Extranecie źródłowym (ust. 5a).

   Niektóre zapisy usuwają dane nieodwracalnie. Wypisanie z zajęć i odwołanie obiadu trwale usuwają wpisy w Extranecie źródłowym: cofnięcie odwołania obiadu kasuje samo odwołanie, ale nie przywraca usuniętego zapisu na posiłek, a zwolnione miejsce na zajęciach przypada pierwszej osobie z listy rezerwowej — Serwis zmienia wtedy status wpisu innego dziecka, dokładnie tak, jak zrobiłby to Extranet źródłowy. Sygnału ani punktów z zachowania zapisanych przez Nauczyciela nie da się w Serwisie poprawić ani usunąć: robi się to w Extranecie źródłowym (§ 10 ust. 4).

   Autorem wpisu jest Użytkownik — Opiekun, Uczeń albo Nauczyciel, w zakresie wynikającym z § 5 ust. 4; wpis jest w Extranecie źródłowym przypisany do jego konta. Wiersz zamykający tutoring placówki dodaje i usuwa Koordynator tutoringu (§ 5 ust. 5b); Extranet źródłowy nie przypisuje wierszy ustawień do żadnego konta, więc to, kto i kiedy przeniósł tutoring placówki albo cofnął przeniesienie, zapamiętuje Serwis. Żadnego wpisu nie tworzy AI (§ 6 ust. 9): sygnał albo punkty z zachowania AI może jedynie zaproponować, a zapisuje Nauczyciel. Wpisy powstają dwojako: treść i decyzje (wiadomość, odpowiedź i reakcja emotką na sygnał, zgoda, deklaracja, zapis na zajęcia, odwołanie obiadu, obecność wpisana przez Nauczyciela, sygnał albo punkty z zachowania od Nauczyciela, dołączony plik, odpowiedź na pracę domową, przeniesienie tutoringu placówki i jego cofnięcie) — wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik zatwierdzi je w Serwisie; oznaczenia stanu (odczytanie wiadomości i sygnału, odnotowanie odbioru świadectwa) — automatycznie, w chwili otwarcia danej pozycji lub pobrania pliku, bez osobnego potwierdzenia (ust. 5).

   Poza tym zakresem Serwis danych szkolnych nie zmienia. Pozostałe czynności — w szczególności zmiana ocen, frekwencji poza obecnością wpisywaną przez Nauczyciela na jego lekcji z bieżącego roku szkolnego (§ 5 ust. 4) (m.in. wpisy z wcześniejszych lat szkolnych, zwolnienia z lekcji, decyzje wychowawcy o usprawiedliwieniu), orzeczeń i szkolnych notatek zdrowotnych oraz pozostałych zgód składanych przy rekrutacji — Użytkownik wykonuje w Extranecie źródłowym albo w innej wskazanej przez szkołę aplikacji. Dane o zdrowiu, które podaje sam Opiekun (deklaracja dietetyczna, „Ważne informacje zdrowotne"), objęte są zakresem z akapitu pierwszego i można je zmienić w Serwisie. Usprawiedliwienie Opiekun może złożyć wprost w Serwisie (ust. 1): wybiera dni albo pojedyncze lekcje z listy tego, co jeszcze wymaga usprawiedliwienia (dla nieobecności przeszłej) albo z planu lekcji dziecka (dla nieobecności przyszłej), podaje powód, a dla nieobecności przeszłej — także rodzaj zgłoszenia. Złożone zgłoszenie, także to złożone wcześniej w Extranecie źródłowym, Opiekun widzi w Serwisie wraz z informacją, czy szkoła go nie cofnęła. Pliki (np. zwolnienie lekarskie) Opiekun może dołączyć do zgłoszenia złożonego w Serwisie na zasadach ust. 4a; do zgłoszenia złożonego w Extranecie źródłowym dołącza je tam.

   Zakres zapisu ograniczony jest uprawnieniami po stronie bazy danych, odrębnymi od uprawnień odczytu, a nie samym ustawieniem Serwisu. Kolumnowy grant do tabel zgłoszeń i frekwencji, opisany wcześniej jako przygotowany z wyprzedzeniem, jest od teraz rzeczywiście używany — dokładnie w tym zakresie, w którym powyżej opisany. Wpisanie obecności przez Nauczyciela korzysta z tego samego uprawnienia do frekwencji, poszerzonego o znacznik spóźnienia i identyfikator wpisującego Nauczyciela, o stan lekcji (oznaczenie jej jako sprawdzonej i czas tej zmiany) oraz o dopisanie wpisu do historii zmian lekcji; dopóki szkoła nie nada tego poszerzenia, Serwis odmawia zapisu i niczego nie zmienia. Uprawnienie do dodania, poprawienia i trwałego usunięcia przez Nauczyciela sygnału (w szkole podstawowej) i punktów z zachowania (w liceum) zostało przygotowane z wyprzedzeniem; Serwis korzysta wyłącznie z dodawania takich wpisów (akapit pierwszy), od chwili włączenia tej funkcji przez Usługodawcę, a poprawienie i usunięcie wpisu Nauczyciel wykonuje nadal w Extranecie źródłowym. Uprawnienie nie obejmuje zmiany ucznia albo Nauczyciela, którego wpis dotyczy. Dołączanie plików (ust. 4a) korzysta z przygotowanego wcześniej uprawnienia do dodania nazwy pliku przy usprawiedliwieniu oraz z uprawnień, które nadaje szkoła: do dodania nazwy pliku przy wiadomości i do usunięcia takiego wiersza, z którego Serwis korzysta wyłącznie wtedy, gdy plik nie dotarł na serwer szkoły. Sam plik zapisuje na serwerze szkoły bramka plików Extranetu źródłowego, którą szkoła włącza u siebie osobno; dopóki tego nie zrobi, żaden plik nie trafi przez Serwis do Extranetu źródłowego. Wiersz zamykający tutoring placówki Serwis zapisuje wyłącznie przez wąski widok tabeli ustawień Extranetu źródłowego, który pozwala dodać albo usunąć tylko taki wiersz, zawsze z jedną wskazaną placówką, i nie pozwala niczego w nim zmienić; do pozostałych ustawień Extranetu źródłowego konto zapisu nie ma żadnych uprawnień. Dopóki szkoła tego uprawnienia nie nada, wiersz dodaje i usuwa ręcznie osoba z kontem administracyjnym Extranetu źródłowego, a Serwis niczego w ustawieniach nie zmienia. 4a. Załączniki. Od chwili włączenia tej funkcji przez Usługodawcę w Serwisie i przez szkołę w Extranecie źródłowym (do tego czasu żaden plik nie trafia przez Serwis do Extranetu źródłowego) Użytkownik może dołączyć pliki do dokumentu, który wysyła z Serwisu: Opiekun do usprawiedliwienia albo zgłoszenia nieobecności (np. zwolnienie lekarskie albo jego zdjęcie) i do wiadomości do nauczyciela, Uczeń do wiadomości do nauczyciela, a Nauczyciel do wiadomości do rodziny ucznia. Obowiązują przy tym następujące zasady:

   • do jednego dokumentu najwyżej 5 plików, każdy najwyżej 4 MB, w formatach PDF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX, ODT/ODS/ODP, TXT, PNG i JPG; format Serwis sprawdza po nazwie i po zawartości pliku i odrzuca plik, który tych warunków nie spełnia;
   • pliki dołącza się zaraz po wysłaniu dokumentu, w tym samym oknie: wyłącznie autor dokumentu, wyłącznie do dokumentu wysłanego z Serwisu i najpóźniej godzinę po jego wysłaniu. Plik, który nie dotarł do Extranetu źródłowego, można w tym oknie wysłać ponownie; po jego zamknięciu pliku do tego dokumentu nie da się już dołączyć, można go natomiast wysłać w nowej wiadomości;
   • przed wysłaniem przeglądarka Użytkownika zapisuje na nowo każde zdjęcie JPEG (a plik PNG tylko wtedy, gdy jest większy niż 4 MB), w rozmiarze najwyżej 2000 pikseli na dłuższym boku, co usuwa z niego metadane (np. miejsce, w którym zrobiono zdjęcie); szkoła dostaje tę zmniejszoną kopię. Gdy przeglądarka tego nie potrafi, wysyła plik w pierwotnej postaci;
   • Serwis przekazuje plik do Extranetu źródłowego i nie przechowuje go: plik nie trafia do bazy Serwisu ani do żadnego magazynu plików i nie jest przekazywany do AI (§ 6 ust. 5). Plik żyje dalej w Extranecie źródłowym, według zasad szkoły, i tam otwiera go adresat; załącznik usprawiedliwienia Opiekun może pobrać także w Serwisie, a załącznik wiadomości jej nadawca i adresat;
   • e-maile, które Serwis zleca przy takim dokumencie (ust. 2, a przy usprawiedliwieniu powiadomienie wychowawcy), od chwili włączenia tej funkcji przez Fundację zawierają same pliki, tak jak e-maile wysyłane przez Extranet źródłowy; dlatego wychodzą, gdy pliki dotrą do Extranetu źródłowego (a gdy któryś nie dotrze, po kilku minutach, z tymi, które dotarły). Pliki, które razem mają więcej niż 15 MB, zostają w Extranecie źródłowym, a e-mail podaje ich liczbę i to, że można je tam pobrać; tak też wygląda każdy taki e-mail do czasu włączenia tej funkcji. Plik w e-mailu trafia do skrzynki pocztowej adresata i Serwis nie ma wpływu na to, co adresat z nim zrobi.

   Dołączonego do usprawiedliwienia albo wiadomości pliku, który dotarł do Extranetu źródłowego, Serwis nie usuwa ani nie podmienia (§ 10 ust. 4; inaczej plik odpowiedzi na pracę domową, ust. 4b); gdy plik nie dotrze na serwer szkoły, Serwis usuwa dodaną przed chwilą nazwę tego pliku, żeby szkoła nie widziała załącznika, którego nie da się otworzyć. Drogę pliku opisuje Polityka prywatności pkt 3a. 4b. Odpowiedzi na prace domowe. Od chwili włączenia tej funkcji przez Usługodawcę Opiekun (za swoje dziecko) i Uczeń (za siebie) mogą w Serwisie oddać odpowiedź na pracę domową, którą nauczyciel zadał „na ocenę" z odpowiedzią „przez internet", tak jak na stronie lekcji w Extranecie źródłowym. Obowiązują przy tym następujące zasady:

   • odpowiedź Serwis przyjmuje wyłącznie do początku lekcji, na którą praca jest zadana, i tylko przy pracy, której nauczyciel tę lekcję wyznaczył; po tej chwili odpowiedzi są tylko do czytania, a pracę oddaje się tak, jak ustali nauczyciel;
   • odpowiedzi do jednej pracy może być kilka; do początku lekcji można poprawić tekst każdej odpowiedzi dziecka (także tej, którą dodał drugi Opiekun albo Uczeń), dołączyć do niej pliki i usunąć z niej plik. Pliki: najwyżej 5 na odpowiedź, licząc dołączone w Extranecie źródłowym, poza tym na zasadach ust. 4a (formaty, 4 MB, zmniejszanie zdjęć, brak kopii w Serwisie i przekazywania do AI). Dołączenie plików do odpowiedzi wymaga też włączenia tej funkcji przez szkołę (ust. 4a);
   • usunięcie pliku z odpowiedzi usuwa go, jak w Extranecie źródłowym, z rejestru plików i z serwera szkoły (przez bramkę plików, która może usunąć wyłącznie taki plik). Gdyby bramka go nie usunęła, plik zostaje na serwerze szkoły nieosiągalny dla Extranetu źródłowego i Serwisu, a Usługodawca może poprosić szkołę o jego usunięcie. Samej odpowiedzi Serwis nie usuwa;
   • przy nowej odpowiedzi Serwis zapisuje, kto ją dodał (Opiekun albo Uczeń), tak jak Extranet źródłowy;
   • przy odpowiedzi Serwis nie wysyła e-maili; nauczyciel widzi ją w Extranecie źródłowym i może ją tam skomentować, a jego komentarz Opiekun i Uczeń widzą w Serwisie;
   • treść odpowiedzi, jej pliki i komentarz nauczyciela nie są przekazywane do AI; asystent zna wyłącznie liczbę odpowiedzi i plików, datę ostatniej odpowiedzi i to, czy jest komentarz (§ 6 ust. 5).

5. Dane zapisywane przez Serwis. We własnej bazie danych Serwis zapisuje wyłącznie dane niezbędne do swojego działania — m.in. sesje, podsumowania i inne wyniki AI, kopię wiadomości i ogłoszeń wraz ze stanem „przeczytane" prowadzonym po stronie Serwisu, zadania „Do zrobienia" i ich status, rozmowy z asystentem i zapisane plany nauki, ustawienia profilu (wyświetlane imię, kolor dziecka, przypomnienia o obiadach), cele egzaminów próbnych, informację o odebraniu świadectwa, zgłoszenia uwag, zapisy tutoringu (ust. 5a) oraz propozycje wpisów dyktowanych przez Nauczyciela wraz z jego oceną tych propozycji, przechowywane przez 90 dni (§ 6 ust. 3a). Plików dołączanych do usprawiedliwień, wiadomości i odpowiedzi na prace domowe Serwis u siebie nie zapisuje (ust. 4a, 4b), tak samo jak tekstu odpowiedzi na prace domowe, który czyta na bieżąco z Extranetu źródłowego. Oznaczenie wiadomości jako przeczytanej Serwis prowadzi u siebie i uzgadnia z Extranetem źródłowym w obie strony: otwarcie wiadomości w Serwisie zmienia jej stan także w dotychczasowym systemie szkoły (ust. 4), a wiadomość otwarta w tamtym systemie przestaje być w Serwisie oznaczona jako nieprzeczytana. Uzgodnienie działa wyłącznie w stronę „przeczytana": cofnięcie nie jest możliwe, ponieważ Extranet źródłowy nie przewiduje oznaczenia wiadomości jako nieprzeczytanej. 5a. Tutoring prowadzony w Serwisie. Tutoring przenoszony jest do Serwisu placówka po placówce. Od przeniesienia tutoringu danej placówki Serwis sam prowadzi i przechowuje jego zapisy we własnej bazie danych, a Extranet źródłowy przestaje go dla tej placówki prowadzić (zamyka go tam wiersz ustawień opisany w ust. 4). Zapisami tutoringu są: terminy spotkań (także serie), rezerwacje wraz z tematami do poruszenia, wpisy tutora po spotkaniu (czy się odbyło, czas trwania, ustalenia) wraz z ich poprzednimi wersjami, prośby o opinię i opinie nauczycieli, ścieżki tutoringu wraz z załącznikami i zdjęciami, strona szkoły o tutoringu oraz ustawienia tutoringu placówki (m.in. czy zapisy i odwołania są włączone i na ile dni wcześniej trzeba się zapisać albo odwołać spotkanie). Tekst wpisywany przez ludzi (tytuły i opisy terminów, tematy, ustalenia, czas trwania podany opisowo, treść opinii) Serwis przechowuje zaszyfrowany. Przy przeniesieniu Serwis przejmuje z Extranetu źródłowego zapisy bieżącego roku szkolnego, a ze spotkań i opinii z lat wcześniejszych wyłącznie do wglądu te, które dotyczą uczniów uczęszczających w tej chwili do placówki; takiej kopii w Serwisie nie można zmienić. Pozostałe spotkania i opinie z lat wcześniejszych zostają w Extranecie źródłowym jako archiwum, do którego Serwis prowadzi odnośnikiem. W placówkach, których tutoring nie został przeniesiony, tutoring odbywa się nadal w Extranecie źródłowym, a Serwis do niego odsyła. Usługodawca jest organem prowadzącym szkoły i administratorem zapisów tutoringu przechowywanych w Serwisie (szczegóły w Polityce prywatności).

   Każdy zapis tutoringu Serwis przypisuje do konta, które go wprowadziło, i zapamiętuje, kiedy go zmieniono albo odwołano. Żadnego zapisu tutoringu nie tworzy AI (§ 6 ust. 9). Odwołanie spotkania z tutorem jest nieodwracalne, tak samo jak wypisanie ucznia z terminu przez tutora: rezerwacja przestaje obowiązywać, a zwolniony termin może w tym czasie zająć ktoś inny; ten sam termin można umówić ponownie tylko wtedy, gdy nadal jest wolny i otwarty dla zapisów, a tematy trzeba wtedy wpisać od nowa. Odwołanej rezerwacji Serwis nie kasuje: zachowuje ją wraz z tematami jako część zapisów tutoringu, choć rodzina już jej nie widzi. Terminu, na który ktoś jest zapisany, tutor nie usunie.

6. Usługa świadczona jest nieodpłatnie dla Użytkowników będących rodzicami/opiekunami i uczniami szkół objętych systemem.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywne konto w Extranecie źródłowym.
2. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał poprawnie na urządzeniach stacjonarnych i mobilnych, nie gwarantuje jednak poprawnego działania w każdej konfiguracji sprzętowo-programowej.

§ 5. Konta, logowanie i zakres dostępu

1. Logowanie odbywa się przy użyciu poświadczeń z Extranetu źródłowego. Serwis nie zakłada nowych kont ani nie przechowuje haseł w postaci jawnej; weryfikacja hasła następuje wyłącznie do odczytu. 1a. Zmiana szkoły w Extranecie źródłowym a konto Ucznia. Gdy uczeń zmienia etap edukacyjny (np. przechodzi ze szkoły podstawowej do liceum), Extranet źródłowy zakłada mu odrębne konto przypisane do nowej szkoły, a konto poprzednie nadal pozwala się zalogować i pokazuje dane z poprzedniego roku szkolnego. Jeżeli Uczeń zaloguje się poświadczeniami konta poprzedniego, Serwis kieruje sesję na jego konto aktualne, o ile ustali je jednoznacznie: to samo dziecko (numer PESEL o poprawnej sumie kontrolnej oraz to samo imię), ta sama rodzina, dokładnie jedno konto spełniające te warunki, aktywne w bieżącym roku szkolnym i mające własny login. Hasło jest zawsze weryfikowane wobec konta, którego poświadczenia podano — przekierowanie nie daje dostępu do konta innej osoby. Gdy konta aktualnego nie da się ustalić jednoznacznie, sesja pozostaje na koncie, którego poświadczenia podano. Tak samo działa logowanie przez konto Google (ust. 2): sesja trafia na konto aktualne, natomiast samo powiązanie konta Google pozostaje przy koncie, dla którego je utworzono — Uczeń może je przenieść, odłączając i łącząc konto Google ponownie.

2. Logowanie przez konto Google jest opcjonalne i dostępne tylko wtedy, gdy Usługodawca udostępni tę metodę. Polega ono na powiązaniu konta Google z istniejącym kontem w Extranecie źródłowym; Użytkownik może w każdej chwili odłączyć konto Google i nadal logować się poświadczeniami Extranetu. Zasady przetwarzania danych przy tej metodzie opisuje Polityka prywatności. Jedno konto Google można powiązać z jednym kontem rodzinnym (Opiekuna albo Ucznia) oraz dodatkowo z jednym kontem Nauczyciela — np. gdy ten sam adres e‑mail należy w Extranecie źródłowym do rodzica, który jest też nauczycielem. O tym, które konto otworzy logowanie przez Google, decyduje typ konta wybrany na ekranie logowania; odłączenie konta Google od jednego z tych kont nie odłącza go od drugiego.

3. Serwis umożliwia utrzymanie w jednej przeglądarce kilku równoległych sesji (np. konta opiekuna i kont jego dzieci, a także konta opiekuna i konta nauczyciela, gdy nauczyciel jest jednocześnie rodzicem) oraz przełączanie się między nimi. Każde konto zachowuje własny, odrębny zakres dostępu do danych: zalogowanie konta nauczyciela obok konta opiekuna nie rozszerza zakresu żadnego z nich. W jednej przeglądarce może być zalogowane najwyżej jedno konto nauczyciela: zalogowanie innego konta nauczyciela wylogowuje poprzednie (Serwis uprzedza o tym na ekranie logowania), nie wylogowując kont rodzinnych. Strona otwarta z linku (np. z e-maila wysłanego przez Serwis) otwiera się na koncie, do którego należy: strona rodziny na koncie opiekuna albo ucznia, strona portalu nauczyciela na koncie nauczyciela. Gdy aktywne jest konto innego typu, Serwis przełącza na zalogowane w tej przeglądarce konto właściwego typu, a gdy takiego nie ma, prosi o zalogowanie i po nim otwiera tę stronę.

4. W Serwisie funkcjonują trzy typy kont (principali):

   • Opiekun — dostęp do danych wszystkich powiązanych z nim dzieci (widok całej rodziny);

   • Uczeń — dostęp wyłącznie do własnych danych, w ograniczonym zakresie (bez finansów, bez danych zdrowotnych i bez wrażliwych danych osobowych, takich jak adresy, PESEL czy osoby upoważnione do odbioru). Z usprawiedliwień złożonych przez Opiekuna Uczeń widzi strukturę i status (rodzaj zgłoszenia, objęte dni i lekcje, czy jest w mocy, czy szkoła je cofnęła), ale nie powód nieobecności, nie powód cofnięcia i nie załączniki — to wypowiedź Opiekuna skierowana do szkoły, bywająca informacją o zdrowiu dziecka. Swoją frekwencję Uczeń widzi w całości, dlatego samo istnienie zgłoszenia nie jest przed nim ukrywane: inaczej obowiązujące usprawiedliwienie wyglądałoby jak jego brak. Część konta Ucznia zależy, tak jak w Extranecie źródłowym, od ustawień szkoły: gdy szkoła wyłączyła uczniom wiadomości, Uczeń nie widzi w Serwisie swojej skrzynki (folderów „Odebrane” i „Wysłane”).

   • Nauczyciel — konto służy do sprawdzania obecności na lekcjach, które Nauczyciel prowadzi (własnych i tych, na których ma zastępstwo), w dniu lekcji albo później, w tym samym roku szkolnym. Nauczyciel widzi kalendarz swoich lekcji (tydzień: datę, godziny, klasę, przedmiot i temat lekcji, to, czy obecność jest już sprawdzona, a przy lekcji, na której zastępuje go inny nauczyciel, imię i nazwisko zastępującego), a na każdej lekcji, którą prowadzi, imiona i nazwiska uczniów zapisanych na te zajęcia oraz stan ich obecności zapisany w Extranecie źródłowym (obecny, nieobecny, spóźniony, nieobecny z powodu aktywności szkolnej; przy nieobecności także informację, że jest usprawiedliwiona albo że o jej nieusprawiedliwieniu zdecydował wychowawca lub rodzic, bez powodu nieobecności). Listę obecności lekcji z każdego minionego dnia bieżącego roku szkolnego Nauczyciel może zapisać tak jak w dniu lekcji; listę lekcji z wcześniejszego roku szkolnego i lekcji, która jeszcze się nie odbyła, może tylko przejrzeć. Te funkcje Serwis udostępnia nauczycielom od chwili ich włączenia przez Usługodawcę; do tego czasu konto nauczyciela pokazuje wyłącznie zapowiedź i nie wyświetla danych uczniów. Od tej samej chwili konto służy też do tutoringu w placówkach, których tutoring prowadzi Serwis (§ 3 ust. 5a):

     • każdy Nauczyciel widzi skierowane do niego przez szkołę prośby o opinię o uczniu przed spotkaniem tutorskim (imię i nazwisko ucznia, klasa, termin spotkania, tutor, nazwy przedmiotów, a po otwarciu prośby także podsumowanie własnej pracy z tym uczniem od swojej poprzedniej opinii o nim albo od początku roku szkolnego: oceny, które sam wystawił, obecność ucznia na swoich lekcjach i swoje sygnały, uwagi i punkty z zachowania, bez treści wpisów) i do dnia spotkania wpisuje w nich opinię, którą przed zapisem co najmniej raz poprawia z pomocą AI (§ 6 ust. 3b);
     • Nauczyciel będący tutorem widzi swój kalendarz spotkań tutorskich, a przy spotkaniach swoich podopiecznych — imię i nazwisko ucznia, klasę, kto umówił spotkanie (z imieniem i nazwiskiem opiekuna), tematy wpisane przez rodzinę i własne ustalenia; listę swoich aktywnych podopiecznych z historią ich spotkań tutorskich i imionami i nazwiskami ich opiekunów, a w tej historii, dla ciągłości tutoringu, także spotkania ucznia u poprzednich tutorów (i u drugiego tutora, jeśli uczeń ma dwóch) z tymi samymi danymi, ustaleniami tamtego tutora i jego imieniem i nazwiskiem, wyłącznie do wglądu; opinie innych nauczycieli wpisane przed spotkaniami tych uczniów z nim i z poprzednimi tutorami; oceny, frekwencję i wydane świadectwa swoich podopiecznych — czytane na żywo z Extranetu źródłowego, bez pobierania świadectwa w PDF; oraz zbiorczy kalendarz terminów tutorów placówki, bez danych uczniów i rodzin.

     Od chwili włączenia tej funkcji przez Usługodawcę Nauczyciel może też dodać wpis w części „Sygnały i zachowanie": uczniowi szkoły podstawowej sygnał (pochwałę, uwagę albo komentarz), uczniowi liceum punkty z zachowania, uczniom ze swojego zakresu. Zakres wynika z ustawienia szkoły w Extranecie źródłowym: gdy szkoła pozwala nauczycielom oglądać listę wszystkich uczniów, obejmuje aktywnych uczniów placówek, w których Nauczyciel pracuje; gdy nie pozwala, uczniów zajęć, które Nauczyciel prowadzi w bieżącym okresie, i klas, których jest wychowawcą. Nauczyciel widzi przy tym klasy i imiona i nazwiska tych uczniów, katalog rodzajów sygnałów i kategorii punktów szkoły oraz podsumowanie własnych wpisów z ostatnich 7 dni (liczby pochwał, uwag i punktów, widoczne tylko dla niego), a gdy nie ma wśród nich pochwały albo ponad połowa jest negatywna, zachętę do częstszych pochwał. Opis zdarzenia może podyktować albo wpisać, a Serwis z pomocą AI przygotuje propozycję wpisu (§ 6 ust. 3a); wpis można też dodać bez AI.

     Od chwili włączenia funkcji konta nauczyciela Nauczyciel widzi też Kalendarium szkoły: dni wolne od zajęć, msze szkolne, kalendarz roku szkolnego szkoły podstawowej (także wpisy przeznaczone dla kadry) oraz zapowiedziane przez szkołę wydarzenia wszystkich klas placówek, w których pracuje, a nie tylko klas, które uczy, na przykład na wypadek zastępstwa w innej klasie. Przy wydarzeniu widzi jego tytuł, termin, opis wpisany przez szkołę i klasy, których dotyczy; Serwis nie pokazuje przy nim listy uczniów, do których szkoła je skierowała. Dni wolne i wydarzenia Serwis czyta na żywo z Extranetu źródłowego, msze i kalendarz roku pochodzą z terminarzy, które Serwis prowadzi sam, a niczego z Kalendarium nie przekazuje do AI.

     Od chwili włączenia portalu konto służy też do korespondencji z rodzinami uczniów. Nauczyciel widzi własną skrzynkę wiadomości z Extranetu źródłowego: wiadomości do niego i wysłane przez niego, z imieniem i nazwiskiem nadawcy albo adresata, a przy wiadomości od rodzica albo ucznia także z imieniem i nazwiskiem ucznia, którego dotyczy. Do nowej wiadomości widzi listę uczniów ze swojego zakresu (tego samego co przy sygnałach i punktach z zachowania) i swoich podopiecznych w tutoringu, z klasą oraz imionami i nazwiskami ich opiekunów (z oznaczeniem „mama" albo „tata", gdy Extranet źródłowy je zna), a przy uczniu z informacją, czy można napisać do niego samego, bez adresów e-mail i telefonów. Może napisać do wszystkich opiekunów ucznia albo do jednego z nich, do samego ucznia, gdy uczeń ma adres e-mail, a szkoła włączyła uczniom wiadomości (tak jak w Extranecie źródłowym), i odpowiedzieć rodzinie albo uczniowi, którzy do niego napisali, a od chwili włączenia tej funkcji dołączyć do swojej wiadomości pliki (§ 3 ust. 4a). Załączniki tych wiadomości pobiera w Serwisie albo w Extranecie źródłowym.

     Tutor widzi przy swoich podopiecznych, a nauczyciel przy prośbie o opinię o uczniu, informacje szkoły o pomocy psychologiczno-pedagogicznej dla ucznia (orzeczenie albo opinia poradni, diagnoza i zalecenia), orzeczenie z arkusza ocen i szkolną notatkę o zdrowiu ucznia, w panelu domyślnie zwiniętym, wczytywane dopiero po jego rozwinięciu i wyświetlane bez udziału AI (§ 6 ust. 4). Są wyłącznie do jego wglądu: nauczyciel nie przepisuje ich do opinii poprawianej z AI (§ 8 ust. 5d) ani do wpisów i nie przekazuje ich rodzinie.

     Konto nauczyciela nie daje dostępu do innych danych uczniów ani rodzin (innych danych zdrowotnych, danych kontaktowych, wiadomości innych niż jego własne, wpisanych już uwag i sygnałów poza jego własnymi, i to bez ich treści, osób upoważnionych do odbioru, lekcji innych nauczycieli, ocen, frekwencji i świadectw uczniów, którzy nie są jego podopiecznymi, poza ocenami, które sam wystawił, i obecnością na swoich lekcjach na stronie prośby o opinię), z funkcji AI korzysta wyłącznie przy wpisach dyktowanych (§ 6 ust. 3a), przy poprawianiu pisanej opinii (§ 6 ust. 3b) i przy zgłaszaniu uwag o działaniu Serwisu (§ 6 ust. 6), a w Extranecie źródłowym zapisuje wyłącznie obecność na tych lekcjach, dodane sygnały i punkty z zachowania, wysłane wiadomości (wraz z dołączonymi do nich plikami) i oznaczenie odebranych wiadomości jako odczytanych (§ 3 ust. 4). Wpisy tutoringu i opinie zapisuje w bazie Serwisu (§ 3 ust. 5a). Rola administracyjna (ust. 5a) albo rola koordynatora tutoringu (ust. 5b), jeśli Usługodawca nada ją kontu Nauczyciela, poszerza ten zakres wyłącznie o to, co opisują te ustępy.

   Zakres zapisu (§ 3 ust. 4 i 5a) jest węższy niż zakres wglądu i różny dla poszczególnych typów kont. Opiekun może dokonać każdego wpisu z listy w § 3 ust. 4 — w odniesieniu do swoich dzieci. Uczeń może napisać wiadomość do nauczyciela (także z dołączonymi plikami, § 3 ust. 4a) oraz oznaczyć własne wiadomości i sygnały jako odczytane; zapisu na zajęcia dodatkowe dokonuje z konta ucznia wyłącznie uczeń liceum. Odpowiedź na sygnał (pochwałę/uwagę) wraz z jej poprawieniem i reakcja emotką na sygnał, deklaracje, zgody, dane osobowe dziecka, odwołanie obiadu, odnotowanie odbioru świadectwa oraz usprawiedliwienie nieobecności wraz z jego załącznikami pozostają wyłącznie po stronie Opiekuna. Spotkanie z tutorem umawia Opiekun, a także Uczeń — o ile szkoła udostępnia uczniom tutoring — na terminy przeznaczone dla ucznia; Opiekun może odwołać każde umówione spotkanie swojego dziecka, Uczeń tylko spotkanie umówione przez siebie, i tylko przed jego rozpoczęciem, w granicach ustawień szkoły (szkoła może wyłączyć zapisy albo odwoływanie w Serwisie i wyznaczyć, na ile dni wcześniej trzeba się zapisać albo odwołać spotkanie). Terminy, wpisy po spotkaniu i uczestników prowadzi wyłącznie tutor — tylko we własnym kalendarzu i tylko dla swoich aktywnych podopiecznych — a opinię wpisuje wyłącznie Nauczyciel, do którego skierowano prośbę (§ 3 ust. 2). Wiersz zamykający tutoring placówki (§ 3 ust. 4) dodaje i usuwa wyłącznie konto z rolą Koordynatora tutoringu (ust. 5b), przenosząc tutoring placówki albo cofając przeniesienie; sama rola Opiekuna tego nie umożliwia. Obecność uczniów na lekcji wpisuje wyłącznie Nauczyciel, który tę lekcję prowadzi, w dniu lekcji albo później w tym samym roku szkolnym (ust. 4); wpisuje ją każdemu uczniowi zapisanemu na zajęcia naraz (obecny, nieobecny, spóźniony albo nieobecny z powodu aktywności szkolnej). Nieobecność, o której szkoła albo rodzic już zdecydowali (np. usprawiedliwiona), pozostaje przy tym rozstrzygnięciu; zaznaczenie ucznia jako obecnego je zastępuje, bo uczeń jest na lekcji. Sygnał albo punkty z zachowania dodaje wyłącznie Nauczyciel, uczniowi ze swojego zakresu (ust. 4), po sprawdzeniu ucznia i każdego pola wpisu: sygnał uczniowi szkoły podstawowej, punkty z zachowania uczniowi liceum. Wiadomość do rodziny ucznia wysyła z konta nauczyciela wyłącznie Nauczyciel: opiekunom ucznia ze swojego zakresu albo swojego podopiecznego, rodzinie, na której wiadomość odpowiada, a samemu uczniowi z tej rodziny, gdy ma adres e-mail, a szkoła włączyła uczniom wiadomości, albo gdy Nauczyciel odpowiada na jego wiadomość (ust. 4). Plik dołącza wyłącznie autor dokumentu, do dokumentu, który sam wysłał z Serwisu (§ 3 ust. 4a).

5. Zakres widoczności danych Użytkownik widzi tylko w odniesieniu do siebie i swoich dzieci; dostęp do danych jest egzekwowany po stronie serwera (m.in. zasady RLS), niezależnie od działań Użytkownika. Katalog kontaktów rodziców klasy („ROK Box") widzi wyłącznie opiekun będący ROK-iem danej klasy i tylko dla klas, którymi się opiekuje. Odrębny zakres mają konto Nauczyciela (ust. 4) i rola koordynatora tutoringu (ust. 5b). 5a. Rola administracyjna (sekcja „Admin"). Wybranym kontom, także kontom Nauczyciela, Usługodawca może nadać rolę administracyjną. Rola nie zmienia typu konta ani jego zakresu: konto opiekuna albo ucznia z rolą widzi dokładnie te same dane swoich dzieci (albo swoje) co każde inne, a konto Nauczyciela z rolą zachowuje zakres z ust. 4. Dodatkowo konto z rolą widzi statystyki zbiorcze całej szkoły — wyłącznie liczby (np. ile rodzin ma jedno, dwoje, troje aktywnych dzieci) — oraz zestawienie zużycia AI przez nauczycieli (§ 6 ust. 8). Rola nie daje wglądu w dane pojedynczej rodziny ani ucznia: odpowiedzi tych zestawień nie zawierają imion, nazwisk, numerów PESEL ani identyfikatorów uczniów i rodzin; imiona i nazwiska nauczycieli zawiera wyłącznie zestawienie zużycia AI. Wyjątkiem jest konto Nauczyciela: rola administracyjna nadana kontu Nauczyciela obejmuje także rolę koordynatora tutoringu (ust. 5b), więc konto to widzi w sekcji „Admin" to samo co konto opiekuna z rolą administracyjną, a ponadto wszystko, co widzi koordynator, w tym dane uczniów. Rolę nadaje się osobno dla każdego rodzaju konta: rola konta opiekuna nie przechodzi na konto Nauczyciela tej samej osoby ani odwrotnie. Rolę nadaje i odbiera wyłącznie Usługodawca (operacja techniczna po stronie serwera — nie da się jej nadać z poziomu Serwisu), a jej odebranie działa natychmiast. Dane zbiorcze z tej sekcji nie są przekazywane do AI. 5b. Rola koordynatora tutoringu. Wybranym kontom, także kontom Nauczyciela, Usługodawca może nadać także rolę koordynatora tutoringu, w ten sam sposób co rolę administracyjną (osobno dla każdego rodzaju konta): nadaje ją i odbiera wyłącznie Usługodawca, a jej odebranie działa natychmiast. Rola administracyjna konta opiekuna albo ucznia jej nie obejmuje; rola administracyjna konta Nauczyciela obejmuje ją. Konto Nauczyciela z tą rolą ma te same możliwości i ten sam wgląd co konto opiekuna z tą rolą. Koordynator prowadzi w sekcji „Admin" przeniesienie tutoringu kolejnych placówek do Serwisu (§ 3 ust. 5a; przeniesienie i jego cofnięcie dodają i usuwają w Extranecie źródłowym wiersz zamykający tutoring placówki, § 3 ust. 4), ścieżki tutoringu wraz z załącznikami i zdjęciami, stronę szkoły o tutoringu i ustawienia tutoringu, może poprosić nauczycieli o opinię przed spotkaniem i widzi zestawienia bieżącego roku szkolnego. W odróżnieniu od roli administracyjnej rola ta daje wgląd w dane osobowe: we wszystkich placówkach, których tutoring prowadzi Serwis, koordynator widzi imiona i nazwiska tutorów, uczniów (z klasą) i nauczycieli proszonych o opinię, dzień, godziny i formę spotkań, to, kto je umówił, liczby spotkań odbytych i wymaganych oraz liczby próśb o opinię i wpisanych opinii, a przy e-mailu, którego nie udało się doręczyć, także imię i nazwisko adresata. Nie widzi tematów spotkań, ustaleń tutora ani treści opinii. W raporcie przeniesienia placówki, także próbnego, czyli również zanim jej tutoring przejdzie do Serwisu, koordynator widzi te same dane (a do tego nazwy ścieżek, plików i stron oraz wartości ustawień) przy zapisach, których dotyczy zgłoszony problem; Serwis odczytuje je przy otwarciu raportu i ich nie zapisuje. Rola nie zmienia typu konta ani zakresu danych rodzinnych, a dane z tej sekcji nie są przekazywane do AI.

6. Użytkownik zobowiązany jest chronić swoje dane logowania i nie udostępniać konta osobom trzecim.

7. Zmiany danych logowania, odzyskiwanie hasła oraz zakładanie/usuwanie kont realizowane są po stronie Extranetu źródłowego, zgodnie z zasadami szkoły.

§ 6. Funkcje AI — zasady i ograniczenia

1. Treści generowane przez AI (podsumowania, plany, odpowiedzi asystenta) są każdorazowo oznaczane jako wygenerowane przez sztuczną inteligencję i mogą zawierać błędy. Nie stanowią one oficjalnej informacji szkoły; źródłem prawdy pozostają dane w Extranecie źródłowym, a dla tutoringu prowadzonego w Serwisie (§ 3 ust. 5a) jego zapisy w Serwisie. Propozycje wpisów dla Nauczyciela (ust. 3a) też są oznaczone; wpis, który Nauczyciel z takiej propozycji sprawdzi i zapisze, jest jego wpisem i rodzina widzi go bez oznaczenia AI.
2. AI nie udziela porad medycznych, prawnych ani finansowych. W sytuacjach wrażliwych asystent kieruje Użytkownika do zaufanej osoby dorosłej lub odpowiednich służb.
3. Anonimizacja danych. Przed każdym wywołaniem modelu AI dane identyfikujące dziecko i rodzinę (imiona, nazwiska, PESEL, adresy) są zastępowane aliasami; powiązanie aliasów z danymi rzeczywistymi pozostaje wyłącznie po stronie Serwisu i nie jest przekazywane do modelu. W tekście wpisu dyktowanego przez Nauczyciela (ust. 3a) Serwis zastępuje aliasami imiona i nazwiska, które rozpoznaje w spisie uczniów i pracowników szkoły; imię albo nazwisko, którego spis nie zna (np. przekręcone przy dyktowaniu) albo które jest zwykłym słowem i zostało napisane małą literą bez klasy i bez nazwiska obok, oraz nazwa klasy mogą trafić do modelu (szczegóły w Polityce prywatności pkt 8). Tak samo Serwis postępuje z tekstem zgłoszenia uwag wysłanego z konta Nauczyciela (ust. 6). 3a. Wpisy dyktowane przez Nauczyciela. Z tekstu, który Nauczyciel podyktuje albo wpisze w portalu nauczyciela, AI przygotowuje propozycję wpisu dla każdego ucznia, którego Nauczyciel ocenia: którego ucznia dotyczy, rodzaj wpisu (sygnał albo punkty z zachowania), rodzaj sygnału albo kategorię, liczbę punktów wyłącznie wtedy, gdy Nauczyciel ją podyktował, i uporządkowaną treść. AI nie wybiera wagi sygnału i nie sumuje ani nie przelicza punktów. Wagę sygnału podpowiada Serwis bez udziału modelu AI: z liczby wcześniejszych wpisów tego samego rodzaju, które ten sam Nauczyciel dodał temu uczniowi w bieżącym roku szkolnym (wpisy innych nauczycieli nie są brane pod uwagę), według zasad dodawania sygnałów przyjętych przez szkołę. W liceum Serwis w ten sam sposób podpowiada liczbę punktów z zachowania, według systemu punktowego oceny zachowania przyjętego przez szkołę: przy kategorii, dla której szkoła przewiduje zakres punktów, pierwszy wpis to początek zakresu, a kolejne wpisy tej samej kategorii od tego samego Nauczyciela coraz bliżej jego końca; liczbę punktów, która sumuje się w ocenę zachowania, zawsze wybiera Nauczyciel. Model może jedynie odczytać z podyktowanego tekstu, że Nauczyciel mówi o powtórzeniu zachowania. Ucznia i każde pole, w tym wagę i liczbę punktów, zatwierdza Nauczyciel, a wpis powstaje dopiero po jego kliknięciu. Po zapisaniu wpisu Serwis może sprawdzić jego treść (po zamaskowaniu imion i nazwisk, ust. 3) wobec tych zasad i pokazać Nauczycielowi najwyżej dwie wskazówki na następny raz; wskazówka niczego nie zmienia w zapisanym wpisie i nie jest oceną Nauczyciela. Zanim tekst trafi do modelu (Anthropic), Serwis zastępuje aliasami imiona i nazwiska, które rozpoznaje (ust. 3), a tekstu, w którym rozpozna słowa o zdrowiu, do modelu nie wysyła i nie zapisuje. Propozycje wraz z oceną Nauczyciela Serwis przechowuje przez 90 dni, aby ulepszać tę funkcję (szczegóły w Polityce prywatności). Wpis można też dodać bez udziału AI. 3b. Opinie poprawiane z AI. Nauczyciel, który pisze opinię przed spotkaniem tutorskim, przed jej zapisem co najmniej raz naciska „Popraw z AI” (§ 8 ust. 5d). Tylko wtedy tekst z pola opinii trafia do modelu (Anthropic) po tych samych krokach co wpis dyktowany (ust. 3): tekstu, w którym Serwis rozpozna słowa o zdrowiu, do modelu nie wysyła, a imiona i nazwiska, które rozpoznaje, zastępuje aliasami. Opinia ma trzy pola, po jednym na obszar przyjęty przez szkołę; do modelu idą trzy pola. AI proponuje poprawioną wersję opinii zgodną ze standardem opinii przyjętym przez szkołę, w tych samych trzech polach (zdanie wpisane w pole innego obszaru przenosi tam, gdzie należy; w obszarze, o którym Nauczyciel nic nie napisał, AI niczego nie dopisuje, a tutor czyta w nim zdanie Serwisu „Nie mam obserwacji w tym obszarze”), bez dopisywania faktów, których Nauczyciel nie podał, i ocenia tekst według listy kontrolnej tego standardu, ze wskazówkami, czego brakuje; gdy jakiegoś obszaru w opinii brakuje, Serwis pokazuje też, których obszarów nie ma, z pytaniami pomocniczymi; część punktów sprawdza Serwis bez udziału modelu. Propozycja trafia do pól opinii dopiero wtedy, gdy Nauczyciel ją przejmie, a opinię zapisuje wyłącznie Nauczyciel. Serwis nie zapisuje ani wysłanego tekstu, ani odpowiedzi AI, poza kosztem wywołania i, przy prośbie o opinię, chwilą pierwszej poprawki. Lista kontrolna jest pomocą przy pisaniu, a nie oceną Nauczyciela: widzi ją tylko on. Bez odpowiedzi AI opinię można zapisać tylko wtedy, gdy Serwis zatrzymał tekst z powodu słów o zdrowiu, gdy AI nie odpowiedziało albo wyczerpał się miesięczny limit AI Nauczyciela (taka próba się liczy) lub gdy opinia ma ponad 4000 znaków. Zasady tekstu wysyłanego do poprawy i szkolenie przed pierwszą opinią określa § 8 ust. 5d.
4. Dane zdrowotne (szczególnej kategorii) — alergie, orzeczenia, notatki i informacje o stanie zdrowia — nie są przetwarzane przez AI i nie są przekazywane do modelu. Są wyświetlane bez udziału AI.
5. Dane wyłączone z przetwarzania przez AI. Do modelu nie trafiają również: dane finansowe rodziny, kod dostępu do szkoły (karta), dane kontaktowe innych rodziców z katalogu „ROK Box", dane osób upoważnionych do odbioru dziecka, adres zamieszkania dziecka wraz z jego imionami, zgody dotyczące opieki zdrowotnej i wsparcia specjalistycznego, status deklaracji religia/etyka, treść świadectw, zdjęcia, treść plików z „Materiałów do pobrania", pliki dołączane przez Użytkownika do usprawiedliwień i wiadomości (§ 3 ust. 4a; asystent zna wyłącznie liczbę załączników zgłoszenia, bez ich nazw i treści) oraz tematy spotkań z tutorem, ustalenia tutora i zapisane opinie nauczycieli przed spotkaniem tutorskim (wyjątek: tekst opinii, który Nauczyciel sam wyśle do poprawy, ust. 3b; o tutoringu asystent zna tylko jego strukturę: to, czy tutoring dziecka prowadzi Serwis, czy Extranet źródłowy, tutora jako alias z tytułem i informacją, czy nadal pracuje w szkole, dzień, godziny i formę umówionych spotkań oraz to, kto je umówił, dzień minionych spotkań i to, czy się odbyły, to, czy zapisy są otwarte i od którego dnia, liczbę wolnych terminów oraz nazwy ścieżek tutoringu). Wyłączenie deklaracji religia/etyka nie obejmuje ocen z religii — są one zwykłymi ocenami i pozostają dostępne dla funkcji AI. Opinie przed spotkaniem tutorskim to inna funkcja niż wpisy dyktowane przez Nauczyciela (ust. 3a). Szczegółowy zakres opisuje Polityka prywatności.
6. Treść wiadomości i ogłoszeń ze szkoły oraz opisy zajęć w zapisach, na które dziecko jest zapisane, są — po anonimizacji — przekazywane do modelu w celu wyłuskania zadań do wykonania i krótkiego streszczenia tematu ogłoszenia. Zgłoszenia uwag o działaniu Serwisu obsługuje wstępnie agent AI (również na danych zanonimizowanych); samo zgłoszenie zapisywane jest niezależnie od działania AI. Dotyczy to także zgłoszeń z konta Nauczyciela; zgłoszenie Nauczyciela, które wspomina o zdrowiu, jest zapisywane bez udziału AI.
7. Asystent konwersacyjny działa w odrębnych profilach dla opiekuna i ucznia (różny ton i zakres danych); profil ucznia nie ma dostępu do danych rodzeństwa ani innych uczniów. Asystent może też korzystać z przygotowanej przez Usługodawcę bazy wiedzy o szkole (informacje organizacyjne, bez danych osobowych rodzin). Historię rozmów z asystentem oraz zapisane plany nauki Serwis przechowuje przez czas wskazany w Polityce prywatności; Użytkownik może usunąć rozmowę wcześniej. Odpowiedź asystenta Użytkownik może ocenić jako przydatną albo błędną. Ocena jest dobrowolna i zostaje wysłana dopiero po potwierdzeniu, że wraz z nią Usługodawca otrzyma historię tej rozmowy, w której imiona, nazwiska i dane kontaktowe zastąpiono oznaczeniami; Usługodawca wykorzystuje ją wyłącznie do poprawy asystenta, a usunięcie rozmowy usuwa także ocenę. Zaznaczając w tym potwierdzeniu „Nie pytaj więcej”, Użytkownik zgadza się, by kolejne oceny były wysyłane od razu, każda z historią swojej rozmowy; pytanie przywraca przyciskiem „Pytaj przed każdą oceną” pod oknem asystenta.
8. Korzystanie z funkcji AI objęte jest miesięcznym limitem (kontrola kosztów). Limit jest prezentowany w Serwisie w żetonach (1 żeton odpowiada 1 centowi kosztu rozliczenia z dostawcą modelu AI) i przysługuje łącznie całej rodzinie — jedna pula obejmuje wszystkie konta w rodzinie (opiekunów i uczniów), a jej wielkość zależy od liczby dzieci. Bieżące zużycie i wielkość puli pokazuje karta „Budżet AI" w zakładce Profil; te same informacje — wraz z podziałem na funkcje AI, które pulę zużyły — poda na pytanie asystent konwersacyjny. Po wyczerpaniu limitu funkcje AI mogą zostać czasowo wyłączone do końca okresu rozliczeniowego, o czym informuje komunikat w Serwisie. Pozostałe funkcje Serwisu pozostają dostępne. Przetwarzanie, którego wynik jest wspólny dla wielu Użytkowników (np. zadania wyłuskiwane z ogłoszeń szkolnych i z opisów zajęć w zapisach), Usługodawca finansuje poza limitem Użytkownika — nie pomniejsza ono jego puli i działa również po jej wyczerpaniu. Funkcje AI Nauczyciela (propozycje wpisów, ust. 3a, i zgłoszenia uwag, ust. 6) finansuje Usługodawca, niezależnie od limitu rodziny, z miesięcznym limitem bezpieczeństwa na każde konto Nauczyciela (obecnie 15 USD), który Usługodawca może zmienić. Po jego wyczerpaniu, do końca miesiąca, wpis można dodać bez AI, a zgłoszenie uwag zapisuje się bez pytań agenta AI. Zużycie jest liczone dla konta Nauczyciela i widoczne dla osób z rolą administracyjną Usługodawcy.
9. AI niczego nie zapisuje w Extranecie źródłowym. Funkcje AI — w tym asystent konwersacyjny — mają wyłącznie wgląd w dane: żadne z narzędzi asystenta nie sięga do kanału zapisu opisanego w § 3 ust. 4. AI może pomóc ułożyć treść, ale wysłać wiadomość, złożyć zgodę czy zapisać dziecko na zajęcia może wyłącznie Użytkownik, a wpis zaproponowany przez AI zapisuje wyłącznie Nauczyciel, po jego sprawdzeniu (ust. 3a). Asystent nie umawia ani nie odwołuje spotkań z tutorem i nie zmienia żadnych zapisów tutoringu (§ 3 ust. 5a), choć są one przechowywane w bazie Serwisu. Jedyne, co AI zapisuje, to wyniki własnej pracy (podsumowania, zadania „Do zrobienia", harmonogram nauki, propozycje wpisów dla Nauczyciela) — we własnej bazie Serwisu, nigdy w Extranecie źródłowym.

§ 7. Informacja o systemie AI (rozporządzenie (UE) 2024/1689 — AI Act)

1. Kto odpowiada za system. Usługodawca jest dostawcą systemu AI w rozumieniu AI Act — buduje Serwis i oddaje go do użytku pod własną nazwą. Modele językowe, na których opierają się funkcje AI, dostarcza Anthropic PBC (rodzina modeli Claude); Anthropic jest dostawcą modelu ogólnego przeznaczenia i przetwarza dane wyłącznie na polecenie Usługodawcy, w trybie bez trenowania modeli i bez zatrzymywania danych (szczegóły w Polityce prywatności pkt 5).

2. Zamierzone przeznaczenie. Funkcje AI mają wspierać organizację nauki i obiegu informacji w rodzinie: streszczać dzień, wyłuskiwać z wiadomości, ogłoszeń i opisów zajęć zadania do wykonania, układać propozycję harmonogramu nauki, odpowiadać na pytania o dane własnej rodziny oraz wstępnie porządkować zgłoszenia o działaniu aplikacji, a w portalu nauczyciela przygotowywać z podyktowanego tekstu propozycję wpisu (sygnału albo punktów z zachowania), którą Nauczyciel sprawdza i zapisuje. Serwis jest przeznaczony dla opiekunów, uczniów i nauczycieli szkół objętych systemem — i wyłącznie do tego zastosowania.

3. Znane ograniczenia. Użytkownik powinien mieć na uwadze, że:

   • treści AI mogą być błędne lub niepełne; źródłem prawdy pozostaje Extranet źródłowy (a dla tutoringu prowadzonego w Serwisie jego zapisy w Serwisie), a każdą treść AI należy zweryfikować przed podjęciem działania;
   • model nie widzi wszystkiego — pracuje na danych zanonimizowanych i bez kategorii wyłączonych w § 6 ust. 4–5 (m.in. zdrowie, finanse, deklaracja religia/etyka), więc odpowiedzi w tych obszarach będą niepełne albo odmowne;
   • wyłuskane zadania i streszczenia to interpretacja treści pisanej przez człowieka — mogą pominąć zadanie albo utworzyć zbędne;
   • harmonogram nauki jest propozycją organizacyjną, a nie zaleceniem dydaktycznym;
   • propozycja wpisu może przypisać zdarzenie niewłaściwemu uczniowi, pomylić role uczniów (kto zawinił, a kto ucierpiał) albo źle odczytać podyktowaną klasę, rodzaj wpisu czy liczbę punktów, zwłaszcza gdy dyktowanie przekręci tekst; dlatego Nauczyciel sprawdza ucznia i każde pole przed zapisem;
   • asystent nie wykonuje czynności — nie wyśle wiadomości, nie złoży zgody ani nie zapisze dziecka na zajęcia; każdą z tych rzeczy zatwierdza Użytkownik (§ 6 ust. 9);
   • funkcje AI mogą być czasowo niedostępne (§ 6 ust. 8, przerwy techniczne).

4. Klasyfikacja systemu. Usługodawca ustalił, że Serwis nie jest systemem AI wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act, ponieważ:

   • nie ocenia efektów uczenia się — oceny, oceny przewidywane, punkty za zachowanie i wpisy o frekwencji wystawiają nauczyciele; Serwis je prezentuje i streszcza, a AI ich nie wystawia, nie zmienia ani nie przelicza. Przy wpisach dyktowanych AI może zaproponować kategorię wpisu i przepisać liczbę punktów podyktowaną przez Nauczyciela, ale ucznia, wpis, kategorię i liczbę punktów zatwierdza Nauczyciel, a AI punktów nie sumuje ani nie przelicza (§ 6 ust. 3a);
   • nie decyduje o dostępie do edukacji — nie uczestniczy w rekrutacji, przyjęciach ani przypisywaniu uczniów do poziomów czy ścieżek kształcenia;
   • nie monitoruje uczniów w trakcie egzaminów ani sprawdzianów;
   • nie profiluje — nie tworzy ocen ryzyka, prognoz wyników ani segmentacji uczniów, a harmonogram nauki wylicza deterministyczny algorytm Serwisu, nie model językowy;
   • nie rozpoznaje emocji — Serwis nie wnioskuje o stanie emocjonalnym Użytkownika i nie powstaną w nim funkcje tego rodzaju.

   Czy wpisy dyktowane przez Nauczyciela (§ 6 ust. 3a) nie zmieniają tej klasyfikacji, sprawdza analiza prawna; do jej zakończenia funkcja pozostaje wyłączona.

5. Zgłaszanie błędów AI. Błędną treść wygenerowaną przez AI można zgłosić tą samą drogą co pozostałe uwagi o działaniu Serwisu (§ 10) — wbudowanym narzędziem zgłaszania uwag, e-mailem, telefonicznie lub pisemnie. Usługodawca nie prowadzi odrębnego kanału dla zgłoszeń dotyczących AI.

§ 8. Zasady korzystania (obowiązki Użytkownika)

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Zakazane jest w szczególności:
   • podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu do danych innych Użytkowników, dzieci lub rodzin;
   • obchodzenie lub naruszanie zabezpieczeń, ograniczeń zakresu konta i mechanizmów kontroli dostępu;
   • zautomatyzowane masowe pobieranie danych (scraping), działania przeciążające Serwis, testy bezpieczeństwa bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy;
   • udostępnianie osobom nieuprawnionym danych innych osób uzyskanych z Serwisu;
   • dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.
3. Dane kontaktowe innych rodziców (ROK Box). Opiekun będący ROK-iem, któremu Serwis udostępnia dane kontaktowe rodziców jego klasy, może wykorzystywać je wyłącznie do kontaktu w sprawach klasowych. Zakazane jest w szczególności ich kopiowanie do celów niezwiązanych z tą rolą, przekazywanie osobom nieuprawnionym oraz wykorzystywanie ich do przesyłania informacji handlowych. Opiekun będący ROK-iem prowadzi w tej samej zakładce wspólne listy ROK-ów (propozycje wypraw ojców i mam z dziećmi, tematy na kolacje małżeńskie): ich wpisy są treścią Użytkownika w rozumieniu ust. 5, widoczną i edytowalną dla ROK-ów całej szkoły, i nie powinny zawierać danych osobowych innych rodziców ani dzieci. Serwis prowadzi historię zmian każdej listy: zapisuje, kto, kiedy i co dodał, zmienił, usunął albo przywrócił, wraz z treścią wiersza — także usuniętego — i udostępnia ją pozostałym ROK-om uprawnionym do tej listy; każdy z nich może z historii przywrócić usunięty wiersz.
4. Dane osób trzecich podawane przez Użytkownika. Wskazując w Serwisie osoby upoważnione do odbioru dziecka, Użytkownik podaje dane innych osób (imię i nazwisko, numer dokumentu tożsamości, telefon), które Serwis zapisuje w Extranecie źródłowym (§ 3 ust. 4). Użytkownik podaje wyłącznie dane osób, które faktycznie upoważnia, i informuje te osoby, że przekazał ich dane szkole za pośrednictwem Serwisu.
5. Wpisy są czynnościami Użytkownika. Użytkownik odpowiada za treść tego, co wysyła i deklaruje (§ 3 ust. 4) — tak samo jak gdyby wpisał to bezpośrednio w Extranecie źródłowym. 5a. Wpisy o uczniu w tutoringu. Tematy spotkania, ustalenia tutora i opinie nauczycieli stają się częścią zapisów tutoringu przechowywanych przez Serwis (§ 3 ust. 5a) i są widoczne dla innych osób (tutora, nauczyciela, a ustalenia także dla rodziny). Użytkownik wpisuje w nich wyłącznie informacje potrzebne do spotkania i do pracy z uczniem, a informacje o zdrowiu ucznia — tylko w zakresie niezbędnym. 5b. Wpisy dyktowane przez Nauczyciela. Dyktując albo wpisując opis zdarzenia (§ 6 ust. 3a), Nauczyciel podaje wyłącznie imię i klasę ucznia, bez nazwisk uczniów i innych osób i bez informacji o zdrowiu ani samopoczuciu, i opisuje tylko zdarzenie potrzebne do wpisu. Przed zapisem sprawdza, którego ucznia dotyczy wpis, oraz każde jego pole i treść; odpowiada za wpis tak samo jak za wpis dodany w Extranecie źródłowym (ust. 5). Mowę przy dyktowaniu rozpoznaje klawiatura urządzenia Nauczyciela i jej dostawca, poza Serwisem (Polityka prywatności pkt 5). Przed pierwszym wpisem Nauczyciel przechodzi w Serwisie krótkie szkolenie z tych zasad (trzy przykłady wpisów z wyjaśnieniem); Serwis nie przyjmie wpisu, dopóki szkolenie nie zostanie ukończone, a gdy zasady się zmienią, może poprosić o nie ponownie. Serwis zapisuje wyłącznie fakt ukończenia szkolenia, nie udzielone odpowiedzi. 5c. Pliki dołączane przez Użytkownika. Dołączając plik (§ 3 ust. 4a), Użytkownik dołącza wyłącznie pliki, które ma prawo przekazać szkole albo adresatowi wiadomości i które są potrzebne w danej sprawie: informacje o zdrowiu dziecka (np. zwolnienie lekarskie) tylko w zakresie potrzebnym do usprawiedliwienia, a dane innych osób, w szczególności innych uczniów i ich rodzin, tylko wtedy, gdy sprawa tego wymaga. Plik nie może zawierać treści bezprawnych ani oprogramowania, które mogłoby zaszkodzić odbiorcy. Za treść pliku Użytkownik odpowiada tak samo jak za treść wiadomości (ust. 5). 5d. Opinie poprawiane z AI. Każdą opinię przed spotkaniem tutorskim Nauczyciel przed zapisem co najmniej raz poprawia z AI (§ 6 ust. 3b). W tekście wysyłanym do poprawy pisze o uczniu tylko po imieniu, o innych osobach bez nazwisk i bez informacji o zdrowiu ucznia (chorób, diagnoz, leków, terapii). Przed przejęciem propozycji AI czyta każde jej zdanie i usuwa to, co nie wynika z jego obserwacji; odpowiada za zapisaną opinię tak samo jak za opinię napisaną bez AI. Gdy Serwis rozpozna w tekście nazwisko, przypomni o tej zasadzie. Przed pierwszą opinią Nauczyciel przechodzi w Serwisie krótkie szkolenie z tych zasad (trzy przykłady z wyjaśnieniem); do tego czasu Serwis nie przyjmie opinii, a gdy zasady się zmienią, może poprosić o szkolenie ponownie. Serwis zapisuje wyłącznie fakt ukończenia szkolenia, nie udzielone odpowiedzi.
6. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za działania podejmowane na swoim koncie.

§ 9. Dostępność, przerwy i zmiany danych źródłowych

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis był dostępny w sposób ciągły, zastrzega jednak możliwość przerw technicznych (konserwacja, awarie, prace u dostawców infrastruktury).
2. Dane prezentowane w Serwisie pochodzą z Extranetu źródłowego; ich poprawność, kompletność i aktualność zależą od danych wprowadzonych w tym systemie przez szkołę. Wyjątkiem są zapisy tutoringu prowadzonego w Serwisie (§ 3 ust. 5a), które powstają i są przechowywane w Serwisie. Część informacji może być prezentowana z niewielkim opóźnieniem wynikającym z buforowania.
3. Błędy w danych merytorycznych (oceny, frekwencja itp.) korygowane są przez szkołę w Extranecie źródłowym; Serwis nie umożliwia ich edycji. Zapisy tutoringu prowadzonego w Serwisie poprawia w Serwisie tutor albo Nauczyciel, który je wpisał (w granicach § 5 ust. 4), a ścieżki, stronę i ustawienia tutoringu koordynator tutoringu (§ 5 ust. 5b).

§ 10. Reklamacje i zgłaszanie uwag

1. Uwagi dotyczące działania Serwisu można zgłaszać za pomocą wbudowanego narzędzia zgłaszania uwag, na adres e-mail fundacja.warszawa-zachod@sternikpruszkow.edu.pl, telefonicznie pod numerem +48 509 000 082 lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy wskazany w § 1 ust. 2.
2. Reklamacja powinna zawierać opis problemu oraz dane umożliwiające kontakt. Usługodawca rozpatruje reklamacje bez zbędnej zwłoki i informuje o sposobie ich załatwienia w rozsądnym terminie.
3. Reklamacje dotyczące danych merytorycznych (treści ocen, wpisów, frekwencji) kierowane są do szkoły jako podmiotu wprowadzającego te dane.
4. Cofnięcie wpisu. Serwis nie ma funkcji „cofnij" wobec Extranetu źródłowego. To, co da się zmienić ponownie w Serwisie (zgoda, deklaracja, lista osób upoważnionych, zapis na zajęcia, do początku lekcji odpowiedź na pracę domową i jej pliki, § 3 ust. 4b), Użytkownik poprawia tam, gdzie to wprowadził. Wpisu, którego Serwis nie może nadpisać — w szczególności wysłanej wiadomości i dołączonego do niej albo do usprawiedliwienia pliku, odpowiedzi na pracę domową po terminie, odwołanego obiadu, którego zapisu nie da się przywrócić, odwołanego spotkania z tutorem (§ 3 ust. 5a) oraz sygnału albo punktów z zachowania zapisanych przez Nauczyciela (poprawia się je i usuwa w Extranecie źródłowym) — nie odwoła również Usługodawca; z prośbą o interwencję Użytkownik zwraca się do szkoły, a Usługodawca może wskazać, co i kiedy zostało zapisane.

§ 11. Własność intelektualna

1. Serwis, jego oprogramowanie, układ, grafika i elementy niebędące danymi Użytkowników podlegają ochronie prawnej i przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom.
2. Korzystanie z Serwisu nie przenosi na Użytkownika żadnych praw własności intelektualnej; Użytkownik uzyskuje jedynie prawo do korzystania z Serwisu zgodnie z Regulaminem.

§ 12. Odpowiedzialność

1. Usługodawca świadczy usługę z należytą starannością, w oparciu o dane Extranetu źródłowego, a przy tutoringu prowadzonym w Serwisie (§ 3 ust. 5a) także w oparciu o zapisy, które przechowuje sam. Zapis do Extranetu źródłowego następuje wyłącznie w zamkniętym zakresie z § 3 ust. 4 i wyłącznie w następstwie działania Użytkownika w Serwisie (w tym otwarcia wiadomości lub pobrania pliku, o których mowa w § 3 ust. 4 i 5); Usługodawca nie odpowiada za treść wpisu dokonanego przez Użytkownika ani za sposób, w jaki szkoła go rozpatrzy.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie treści wygenerowanych przez AI bez weryfikacji w danych źródłowych, ani za niepoprawność danych wynikającą z ich błędnego wprowadzenia w Extranecie źródłowym.
3. Powyższe nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności Usługodawcy w zakresie, w jakim nie może być ona wyłączona lub ograniczona zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności wobec konsumentów.

§ 13. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym informacje wymagane art. 13 RODO, opisuje Polityka prywatności, stanowiąca integralne uzupełnienie Regulaminu.

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zakresu lub sposobu świadczenia usług, względy bezpieczeństwa).
2. O zmianach Użytkownicy są informowani poprzez Serwis. Zmieniony Regulamin obowiązuje od dnia wskazanego przy publikacji, nie wcześniej jednak niż po jego udostępnieniu.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisy o ochronie danych osobowych (RODO).
2. Ewentualne spory strony będą starały się rozwiązać polubownie; konsumentowi przysługują również pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń.